Warunki, jakie powinna spełniać ewidencja prowadzona dla potrzeb VAT

Ewidencja dla celów VAT zgodnie z wymogami ustawy o VAT obejmuje: ewidencję sprzedaży (dostaw) oraz ewidencję zakupów (nabyć), którą obejmuje się całą dokonywaną sprzedaż (odpłatną dostawę towarów); wszystkie inne czynności objęte VAT; dane związane z nabywaniem towarów i usług - wylicza Edward Kosakowski, biegły rewident, doradca podatkowy, prezes Kancelarii Księgowo-Audytorskiej Buchalteria w Białymstoku.

To umożliwia ustalenie wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym od podatku należnego.

Zadaniem tejże ewidencji jest więc ujęcie – dla potrzeb sporządzenia deklaracji VAT – wszelkich danych niezbędnych do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz przypadającego od tych czynności podatku należnego (podatku obliczonego od podstawy opodatkowania VAT, według właściwej stawki VAT).

Pełną ewidencją sprzedaży (dostaw)
obejmuje się w szczególności wszystkie obroty ze sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT (odpłatną dostawę towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz WDT), a także wszystkie inne zdarzenia gospodarcze, które powodują powstanie obowiązku podatkowego w zakresie VAT (np. WNT, import usług, dostawy towarów dla której podatnikiem jest nabywca, otrzymanie zaliczek dotacji itp.)

Ewidencja sprzedaży dla spełnienia swej roli powinna przede wszystkim zawierać
 kwoty sprzedaży netto
i kwoty podatku należnego od tej sprzedaży
– z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnienia od VAT.

Dla potrzeb określenia wartości obrotu i podatku należnego, podstawę zapisów w ewidencji sprzedaży (dostaw) stanowią przede wszystkim:

• faktury własne (dwustronne), potwierdzające sprzedaż lub świadczenie usług (faktury pierwotne i korygujące),
• faktury wewnętrzne służące do udokumentowania czynności z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT,
• okresowe raporty fiskalne z kas rejestrujących, w przypadku sprzedaży dokumentowanej przy użyciu tych kas.

Ewidencja zakupu
– obejmuje co do zasady dane, które umożliwiają ustalenie wysokości podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym od podatku należnego.

Obowiązkowo – ze względu na wymogi deklaracji podatkowej VAT – w ewidencji tej ujmuje się (na podstawie oryginałów faktur zakupu VAT, faktur korygujących, dokumentów celnych):
• wartość netto nabycia towarów i usług z wykazaną kwotą podatku VAT, stanowiącego u podatnika podatek naliczony,
• kwotę podatku naliczonego od dokonanego nabycia towarów i usług
– z podziałem na nabycia towarów i usług zaliczane u podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Ponadto w celu ustalenia prawidłowej (w okresie rozliczeniowym) kwoty podatku naliczonego do odliczenia z podatku należnego, ewidencja zakupu powinna dodatkowo wyodrębniać nabycia towarów i usług, które:

• służą wyłącznie do wykonywania przez podatnika czynności opodatkowanych, z którymi związany jest VAT naliczony, podlegający bezpośrednio (w całości) odliczeniu od podatku należnego,
• są jednocześnie wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.